ADJOINT ADMINISTRATIF (TROIS OU 4 JOURS SEMAINE)

Principales responsabilités

• Apporter un soutien logistique aux rencontres du conseil d'administration et des divers comités : préparer les calendriers annuels des rencontres, assurer la logistique des réunions, préparer les projets d'ordre du jour et la documentation avant chaque rencontre, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus
• Gérer les rendez-vous et l'agenda de rencontres de la direction générale, ainsi que toute la correspondance de celle-ci
• Assurer le suivi de la correspondance, des publications et autres documents à la demande des membres de l’équipe
• Gérer les payables, les factures, les relations avec le comptable et les fournisseurs et assurer les suivis nécessaires
• Apporter un soutien logistique dans l’organisation des évènements
• Préparer et effectuer les envois massifs postaux ou électroniques
• Assurer la gestion documentaire, dont le classement et la saisie des données
• Répondre aux appels téléphoniques et transmettre les appels et les messages aux personnes appropriées
• Accueillir les visiteurs et fournir des renseignements généraux
• Assurer la révision linguistique des documents devant être mis en circulation
• Gérer la base de données des contacts et partenaires de l'organisation et la tenir à jour
• Contribuer aux divers projets de l’organisation.

Profil recherché

• DEP ou DEC secrétariat, bureautique ou expérience pertinente équivalente
• Expérience professionnelle de 3 ans ou plus dans un poste similaire
• Excellente connaissance des logiciels Excel, Word et Outlook)
• Très bonne maîtrise du français à l'oral et à l'écrit
• Bilinguisme français/anglais, un atout
• Sens de l'initiative et autonomie
• Discrétion et professionnalisme
• Habileté à communiquer, à travailler en équipe et à établir des relations basées sur la confiance
• Faire preuve de disponibilité et de capacité d’adaptation.

Conditions de travail

• Poste permanent
• 3 ou 4 jours semaine
• Télétravail (mode hybride)
• Avantages sociaux compétitifs
• Salaire: selon expérience Déplacements occasionnels pour les événements, les comités et divers projets.

Personne ressource

Ginette Leclerc
Conseillère en acquisition de talents
gleclerc@groupeperspective.com