ADJOINT·E AUX CHARGÉS DE PROJETS

À propos du poste :
Tu souhaites évoluer dans un environnement dynamique où chaque journée est différente? Tu as un grand sens de l’organisation, tu aimes coordonner plusieurs dossiers à la fois et tu accordes une importance particulière à la qualité du travail bien fait?

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) aux chargés de projets pour soutenir notre équipe dans la gestion de dossiers de recrutement international, d’immigration et de mobilité internationale. Véritable partenaire administratif, la personne titulaire du poste contribue activement à la coordination et au bon déroulement des mandats, tout en assurant une expérience client professionnelle et efficace.

Ce rôle s’inscrit dans une volonté claire de structurer nos opérations. L’adjoint(e) vient soutenir les chargés de projets en prenant en charge une partie importante des tâches administratives liées aux dossiers employeurs, afin de leur permettre de se concentrer davantage sur la relation client et le développement des comptes.


Ton rôle :
L’adjoint(e) aux chargés de projets joue un rôle central dans la gestion administrative et opérationnelle des dossiers clients. En étroite collaboration avec les chargés de projets, cette personne veille au suivi rigoureux des dossiers, à la coordination des différentes étapes des mandats et au respect des échéanciers établis.

Dans ce contexte, l’adjoint(e) agit comme un véritable pilier administratif des dossiers employeurs et contribue à optimiser l’efficacité opérationnelle de l’équipe.
Par son sens de l’organisation, sa rigueur et son esprit d’initiative, elle contribue directement à la réussite des projets de recrutement et de mobilité internationale.

Principales responsabilités

Soutenir les chargés de projets dans la coordination des activités liées aux dossiers employeurs en recrutement et mobilité international
Prendre en charge une partie des tâches administratives afin de libérer les chargés de projets pour leurs responsabilités clients
Assurer le suivi administratif des dossiers clients et veiller à la conformité des documents requis
Recueillir, vérifier, classer et structurer les documents provenant des entreprises clientes et des travailleurs
Effectuer la mise à jour rigoureuse des bases de données, des tableaux de suivi et des outils de gestion internes
Assurer le suivi des échéanciers des dossiers et effectuer les relances nécessaires
Préparer et organiser les dossiers en vue de leur transfert ou traitement par les équipes internes, incluant l’équipe juridique
Effectuer les suivis auprès des clients, des travailleurs et des partenaires dans les délais établis
Coordonner et préparer les rendez-vous pour les entrevues
Soutenir la base de donnée des candidatures
Participer à la gestion des communications administratives liées aux dossiers
Collaborer avec l’équipe afin d’assurer l’avancement harmonieux des dossiers
Réaliser toute autre tâche connexe contribuant au succès des projets.