DIRIGEANT·E D'AGENCE ADJOINT·E

Nous somme à la recherche de la perle rare pour une agence immobilière bien reconnue en Chaudière-Appalaches! Sous la supervision du dirigeant d’agence, l’adjoint·e immobilier aux ventes est principalement responsable du traitement et du suivi des transactions de ventes. Dans le cadre de son rôle d'adjoint·e aux ventes, il·le est appelé·e à traiter les ventes des courtiers et à superviser les ventes traitées par les adjointes aux ventes. Dans le cadre de son rôle d’adjoint·e au DA, il·le est appelé·e à répondre aux questions des adjointes immobilières aux inscriptions et aux transactions, à supporter le DA au niveau de la conformité et de la communication des règles de courtage immobilier. Il·le peut aussi être appelé·e à effectuer diverses tâches générales de bureau, conformément aux méthodes établies et aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Principales responsabilités

TRANSACTIONS :
• Traiter les transactions en cours et vérifier les ventes modifiées du bureau
• Vérifier, rédiger et traiter les courriels
• Vérifier les rapports de ventes non-produits, les informations sur le rapport de transaction
• Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage)
• S’assurer du respect des conditions de vente et des délais de la transaction
• Effectuer le suivi des ventes conditionnelles et/ou incomplètes
• Gestion du programme Tranquilli-T :
• Faire la conclusion des ventes : révision finale du dossier, calculs de rétributions aux courtiers et vérification des documents obligatoires
• Effectuer la saisie dans Centris des informations des ventes
• Effectuer le traitement complet des transactions des autres succursales lorsque requis
• Effectuer l’encaissement et le traitement des rétributions et insertion dans le dossier
• Préparer le dépôt numérique/TFE
• Assurer le suivi de facturation manuelle
• Superviser le traitement des ventes des adjointes aux vente de tous les bureaux
• Former les adjointes aux ventes de tous les bureaux.

SUPPORT AU DIRIGEANT D'AGENCE :
• Traiter les dépôts au compte en fidéicommis, produire des reçus et effectuer la préparation des transferts auprès des notaires
• Réaliser le suivi des rétributions en souffrance auprès de certains clients
• Effectuer le traitement et le suivi des dossiers complexes, des situations problématiques ou des cas spéciaux
• Effectuer la validation des ventes, en s'assurant de la conformité des informations contenues dans les formulaires et le rapport de ventes, et envoyer les remarques requises aux courtiers
• Intégrer et mettre à jour les procédures de l'équipe des ventes dans l'application en s’assurant que les informations y sont claires et bien décrites
• Répondre aux questions des courtiers concernant les ventes en cours de traitement
• Répondre aux questions de l’équipe des ventes et faire les suivis nécessaires auprès des courtiers au sujet des formulaires, de la réglementation et diverses questions relatives au courtage immobilier
• Transmettre, au besoin, les problèmes récurrents, les lacunes et les questions de l’équipe des ventes au DA
• S’assurer de la conformité et de la validité des informations contenues dans les formulaires de l’OACIQ et effectuer le suivi auprès des courtiers ou du DA, lorsque requis
• Préparer les avis de transfert au vendeur et les remettre aux courtiers lors de l’embauche d’un courtier d’expérience
• Assister le DA dans la mise à jour annuelle et la communication des divers programmes de conformité que l’agence doit maintenir
• Assister le DA dans la préparation des dossiers lors de litiges et poursuite aux petites créances (formulaire des petites créances et annexes à numéroter).