ADJOINT·E ADMINISTRATIF·VE - SOUTIEN À LA RÉCEPTION

Notre client, une entreprise d’économie sociale située secteur Desjardins à Lévis, leader du développement et de la gestion de projets immobiliers communautaires dans la région de Chaudière-Appalaches est à la recherche d'un.e adjoint.e administratif.ve et soutien à la direction.

Principales responsabilités

Le/la candidat.e aura pour fonction d'assurer un service à la clientèle de première ligne à la réception et de soutenir l'équipe dans l'exécution de diverses tâches administratives.

- Assurer un service à la clientèle de qualité (réception, téléphone)
- Assurer un support administratif
- Fournir un soutien aux clients (préparation et suivi des documents des assemblées générales annuelles et autres événement)
- Effectuer les paiements aux fournisseurs
- Gérer les ressources matérielles reliées à la fonction : messagerie vocale, télécopieur, courriel, site Web, Facebook, commande de fournitures de bureau, etc.
- Fournir des services de soutien à la comptabilité (dépôt de loyer, paiement de factures, facturation, etc.)
- Remplir divers formulaires gouvernementaux (MD7, MD9, REQ, etc.)
- Fournir des services de soutien à la direction générale et à la direction adjoint, entre autres, envoi en temps opportun de rappels de la tenue de réunions, révision des procès-verbaux, avis de convocation et des documents annexes, renouvellement des contrats des clients et des fournisseurs
- Fournir des services de soutien lors des réunions du conseil d’administration de l’organisme et de ses filiales, entre autres, envoi des convocations, rappels de la tenue des réunions, révision et impression des documents, aménagement de la salle de conférence, nourriture et rafraîchissements, préparation d’autres documents, listes d’enregistrement des participants
- Élaborer des systèmes administratifs et des protocoles concernant, entre autres, le classement et l’archivage des documents, l’exploitation et la mise à jour de données, les systèmes de commande, de courrier, mise à jour annuelle de documents, etc.

Fonctions particulières:
- Responsable de la mise à jour et de la gestion du Portail LogisLévis
- Exécuter divers projets donnés à la demande de la direction générale ou de la direction adjointe.