ADJOINT.E DE DIRECTION ET CHARGÉ.E DES COMMUNICATIONS

Notre partenaire, un organisme philanthropique niché dans l’arrondissement de Beauport, souhaite enrichir son équipe d'une adjoint.e de direction et chargé.e des communications.
Vous souhaitez travailler et évoluer dans un contexte où les valeurs vous entourant sont entre autres, le respect de la personne, l'écoute, l'équité et la discrétion?
Ne cherchez plus, cet emploi est fait pour vous!!

Principales responsabilités

Sous la supervision du premier dirigeant de la Corporation, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif à la direction générale. Elle gère l’agenda et les appels, assure la gestion quotidienne des dossiers administratifs de la direction générale, classe et tient à jour les documents physiques et numériques, rédige, révise et met en forme des documents (lettres, notes de service, rapports, présentations) et assure le suivi des échéanciers, des priorités et des dossiers en cours.
Elle est chargée des communications internes : rédaction et diffusion de contenus, gestion des plateformes numériques et des affichages internes, soutien à l’organisation d’évènements et collaboration avec les différents services afin d’assurer une communication cohérente et efficace. Elle planifie et met en œuvre des campagnes selon le calendrier éditorial et assiste aux rencontres du comité éditorial mensuel, prend des notes, rédige le compte-rendu et assure les suivis.
Pour l’exercice de ses fonctions, la personne titulaire du poste maintient un lien fonctionnel avec la conseillère-cadre à la gouvernance et aux services administratifs pour le volet gouvernance (comités, etc.), ainsi qu’avec la conseillère-cadre à l’éthique et à l’amélioration continue des milieux de vie pour le volet communications destinées aux religieuses.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien à la direction générale:
Gérer l’agenda, les priorités et les appels du premier dirigeant planifier, confirmer et reprogrammer les rendez-vous au besoin
Coordonner la logistique des réunions du premier dirigeant (convocations, ordres du jour, réservations de salles/plateformes, liste des participants, matériel et support technique), dont notamment les rencontres du Comité de régie interne
Rédiger, réviser, corriger et mettre en forme la correspondance et la documentation du premier dirigeant (lettres, notes, rapports, présentations) en assurant la qualité linguistique, la cohérence et la confidentialité
Préparer les dossiers de réunion prendre des notes au besoin, rédiger les comptes rendus/procès-verbaux et assurer le suivi des décisions, actions et échéanciers auprès des parties prenantes
Assumer le secrétariat du Plan des mesures d’urgence : préparer et documenter les rencontres, tenir à jour les listes, procédures et coordonnées, et assurer le suivi des actions et mises à jour
Assurer la gestion quotidienne des dossiers du premier dirigeant (ouverture, suivi, relances, priorisation et traçabilité des demandes)
Participer à la mise en œuvre des pratiques de gestion documentaire assurer le classement, la numérisation et l’archivage des dossiers physiques et électroniques, selon les normes en vigueur
Effectuer des recherches, compiler et valider l’information (données statistiques ou qualitatives), produire des tableaux de bord ou rapports et soutenir la préparation de bilans et redditions de comptes
Assurer la circulation, le suivi et la conservation de l’information pertinente (courriels, mémos, documents) auprès des personnes concernées, en respectant les règles de confidentialité
Gérer le courrier, les signatures et les envois (papier et numériques) du premier dirigeant tenir à jour les listes de diffusion et les coordonnées stratégiques
Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs (outils, gabarits, procédures) et soutenir la mise en place de pratiques efficaces au sein de l’organisation.

Communications:
Planifier, rédiger et diffuser les communiqués internes (nouvelles organisationnelles, changements, rappels, événements)
Valider l’information auprès des directions concernées avant diffusion
Assurer la cohérence des messages avec les orientations et la stratégie organisationnelle
Gérer le calendrier de diffusion des communications internes
Archiver les communiqués et tenir à jour un historique des communications
Planifier et mettre à jour le contenu diffusé sur les écrans (annonces, rappels, messages clés, événements)
Veiller à l’actualisation régulière des informations affichées
Mettre à jour le site Web selon les consignes de la direction
Assurer l’exactitude, la clarté et l’actualité des contenus publiés
Collaborer avec les fournisseurs externes pour les mises à jour techniques
Prioriser les demandes de communication et gérer les échéanciers
Assurer la cohérence des messages sur l’ensemble des plateformes internes
Assister aux réunions du comité éditorial, prendre des notes, rédiger le compte rendu et assurer les suivis
S’assurer du respect des règles de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Agir comme personne-ressource pour les équipes en matière de communications internes
Collaborer à des projets transversaux nécessitant un volet communication.