ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE ET COMPTABILITÉ

Notre cliente, une entreprise familiale dans le domaine de la fabrication de comptoirs moulés, de cloisons et de revêtements muraux en plastique stratifié et à la recherche d'un.e adjoint.e administratif.ve et comptabilité pour se joindre à son équipe.

Principales responsabilités

Pour faire partie de cette merveilleuse équipe vous devrez effectuer:

• Réception d’appels téléphoniques et courriels et acheminer s’il y a lieu
• Entrer toutes les invitations à soumissionner dans le tableau (Agenda de projets)
• Comptabiliser les factures (payables) reçues par courriels, par la poste ou aller les chercher en ligne
• Effectuer les paiements fournisseurs en ligne et/ou par chèques (1x semaine)
• Réceptionner les commandes reçues (totale ou partielle dans Acomba construction)
• Effectuer la facturation clients via Acomba construction
• Sortir les comptes de banque
• Procéder aux encaissements
• Lire les bons de commande / contrats reçus et ajuster selon les termes de l'entreprise
• Dénoncer tous les projets de plus de 5 000 $
• Ouverture des dossiers sur les diverses applications/plateformes (Acomba, Excel….)
• Envoi des états de compte et demandes de paiement
• Faire les demandes de lettres de conformités aux installateurs
• Faire des demandes (à l’occasion) de conformité à la CNESST (sur demande du client)
• Faire les demandes d'attestation de Revenu Québec (ARQ) (1x aux 3 mois)
• Demande l’ARQ des installateurs (1x aux 3 mois)
• Envoyer les liens pour paiements sécurisés par carte de crédit ou les factures via l’application Clover
• Refacturer les frais de conteneurs, les taxes
• Entrer les heures sur les cartes de temps et les envoyer à la paye
• Tout ce qui touche à l’expédition (faire les demandes de taux, écrire au client, faire les étiquettes, faire les demandes de ramassage, la coordination
• Faire les demandes de prix et commandes de produits sanitaires, papeterie, outils
• Envoyer et faire le suivi des commandes chez les fournisseurs
• Sortir les travaux en cours (1x aux 3 mois)
• Préparer les feuilles de matériel reçu pour donner à l’usine et inscrire le tout dans notre agenda de projet
• Faire les lettres de garantie
• Faire les demandes d’équivalence des produits pour les devis
• Faire suivis des soumissions envoyées lorsque les contrats sont donnés (SEAO)
• Faire la demande de nouvelle attestation d’assurance (1x an)
• Comptabiliser l’inventaire (1x an)
• Toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.