ADJOINT·E IMMOBILIER AUX INSCRIPTIONS

Nous sommes à la recherche d'un.e adjoint.e immobilier aux inscrpitions pour joindre une agence immobilière de renommée dans la grande région de Chaudière-Appalaches. Sous la supervision de la présidente et de la dirigeante d’agence, l’adjoint.e immobilier aux inscriptions est responsable d’accueillir les clients et les courtiers qui se présentent ou qui téléphonent au bureau où il est basé. Il est responsable du traitement et du suivi des inscriptions de tous les bureaux. Il peut aussi être appelé, au besoin, à remplacer et supporter les adjoints immobiliers aux inscriptions des autres bureaux. L’adjoint.e immobilier aux inscriptions est responsable du bon fonctionnement de la réception et du bureau. Il doit s’assurer de la qualité des services offerts aux courtiers en lien avec les inscriptions de propriétés et l’accueil de la clientèle. Il est également appelé à effectuer diverses tâches générales de bureau, conformément aux méthodes établies et aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Principales responsabilités

Accueil / Communication :
Accueillir les clients et les courtiers à la réception du bureau
Assurer la réponse et le transfert des appels téléphoniques
Assurer une bonne communication entre les succursales pour la centralisation des appels téléphoniques
Transmettre des mémos/courriels aux courtiers à la demande de la direction
Produire l’horaire de garde pour son bureau, l’insérer dans eZmax et le saisir dans ImmoContact, transmettre aux courtiers et l’afficher au babillard
Tenir à jour la cédule de remplacement pour la relève téléphonique
S’assurer de tenir à jour ses connaissances lors de changements de procédures.

Inscriptions :
Vérifier et traiter les courriels transmis par les courtiers et les documents insérés dans la GED en lien avec les inscriptions
Vérifier et valider les inscriptions saisies par les courtiers et/ou leur(s) adjoint.e(s)
Insérer et valider les documents liés aux inscriptions dans la GED
Traiter les modifications apportées par les courtiers et faire des corrections, au besoin
Imprimer les lettres de remerciement, les fiches de l’inscription et autres documents à joindre pour envoi aux vendeurs et les facturer aux courtiers dans l’inscription
Expirer les contrats échus
Effectuer le traitement des contrats hors-marché, des contrats acheteurs et non-SIA
Effectuer le suivi des dossiers dans l’accueil eZmax
Effectuer la numérisation, lorsque demandé par les courtiers
Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage)
Effectuer la saisie des inscriptions dans le logiciel Centris
Insérer les photos des propriétés dans le logiciel Centris
S’assurer du suivi des informations auprès de l’employé qui prend le relais à la Réception.

Service aux courtiers :
Remettre aux courtiers des formulaires, ajouts ou matériel demandé et leur facturer
Gérer le service de photographies professionnelles .

Autres tâches complémentaires :
Tenir la réception propre et en ordre en tout temps
Tenir l’inventaire des fournitures requises pour le bon fonctionnement du bureau
Tenir l’inventaire des formulaires OACIQ
Transmettre la liste des fournitures à renouveler à l’adjointe au soutien de la direction en charge de centraliser les commandes
Tenir le registre des appels de garde à jour pour des fins de compilation
Gérer la petite caisse si applicable.