Offre d’emploi

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) À LA DIRECTION POSTE TEMPORAIRE

Offre GP0724-0002

Publié le 03 juillet 2024

Notre client, l'Institut National de la Recherche Scientifique, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) à la direction pour un mandat temporaire. Cette personne offrira un soutien administratif à la gestionnaire de l'administration du Centre et à son équipe dans la réalisation de leurs activités.

Principales responsabilités

  • Relevant de la directrice du Centre, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre. Plus spécifiquement, la personne tient à jour l’agenda de la directrice, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente. Elle assiste celle-ci par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers pour les réunions des instances du Centre. Elle traite les affaires courantes et soutient la directrice dans la gestion des dépenses de son équipe de recherche. Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports et en fait la mise en page. Elle voit également à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports et elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation. Elle planifie et organise les déplacements de la directrice et d’autres personnes de l’équipe de direction du Centre. Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis. Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le suivi. Elle reçoit et filtre les communications et accueille les visiteurs. Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi. Elle prépare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez-vous. Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet à la directrice et à la gestionnaire de l’administration du Centre. Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel de l’INRS et les intervenant.e.s externes. Elle effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers dont certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision. Elle rédige des rapports synthèses. Elle organise les réunions de la directrice, des comités du Centre et des assemblées des professeur.e.s du Centre et y assiste lorsque requis. Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés. Elle apporte un appui aux comités de sélection des professeur.e.s et assure le suivi des dossiers avec la directrice (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.). Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité. Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux de la directrice et voit à leur archivage conformément au système en vigueur. Elle recueille, vérifie et analyse les différentes demandes relatives à la gestion des locaux du Centre. Elle est responsable, conjointement avec la directrice, de l’attribution des locaux étudiants et de la mise à jour de l’ensemble des locaux du Centre dans la base de données destinée au Ministère. Elle doit s’assurer de la conformité des actions et décisions de la direction avec les politiques, règles et procédures en vigueur au Centre Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Profil recherché

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. • Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction. • Connaissance approfondie de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et de la suite M365
  • • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite
  • • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout
  • • Habiletés reconnues en rédaction et esprit de synthèse
  • • Excellente organisation du travail et respect des échéanciers
  • • Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané, à établir des priorités et à travailler sous pression
  • • Bon sens du service à la clientèle et une facilité à communiquer
  • • Débrouillardise et autonomie
  • • Sens de l’initiative et grande disponibilité
  • • Bon jugement, capacité d’analyse, rigueur et discrétion
  • • Esprit d’équipe.

Conditions de travail

  • Poste temporaire d'un mois possiblement renouvelable
  • Poste à temps complet: 35 heures par semaine
  • Salaire selon expérience entre 30,57$ et 39,70$.

Personne ressource

Gaëlle Duchatelle
Conseillère en acquisition de talents
gduchatelle@groupeperspective.com

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N’hésitez pas à me recommander cette personne sans attendre et profiter de notre programme de recommandation.

Envoyez-moi ses coordonnées au: ghamel@groupeperspective.com

Merci de l’intérêt que vous démontrez envers Groupe Perspective. Groupe Perspective souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Prenez note que seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Le genre masculin est employé afin d’alléger le texte.

Contact

Groupe Perspective est présent aux quatre coins du Québec, et à travers le Canada.

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1135, Grande Allée Ouest, bureau 300, Québec (Québec) G1S1E7
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Lévis

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